Reksiterin nimi, pitäjä ja yhteyshenkilö

Osakas- ja tienkäyttäjärekisteri
Storuddin tiekunta – Storuddens väglag (käyttöoikeusyksikkötunnus: 000-2006-K23916)
Jukka Wallinheimo

Rekisterin käyttäjä

Tienhoitotoimikunta: Jukka Wallinheimo (pj.), Jan Melart (vara-pj.), Kari Kosonen.

Laskutus: Åsa Alaterä

Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään tiekunnan osakkaiden henkilö- ja kiinteistötietoja, tienkäyttöluvan saaneiden henkilötietoja, uutiskirjeiden tilaajien henkilötietoja sekä tiekunnan järjestämiin tapahtumiin ilmoittautuneiden henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on kerätä tiekunnan osakkaiden tietoja yksityistielain 560/2018 mukaisen maksuunpanoluettelon muodostamiseksi, tiemaksujen perimiseksi, ja tiekunnan päätöksentekoa varten sekä tiekunnan ulkopuolisten, tienkäyttöluvan saaneiden tietoja yksityistoelain mukaisen maksuunpanoluettelon muodostamiseksi, käyttömaksujen perimiseksi ja tiekunnan tapahtumiin ja kokouksiin kutsumista varten. Tiekunnan osakkaina voi olla kiinteistöjen omistajia, elinkeinonharjoittajia, valtio tai kunta.

Lisäksi rekisteriä pidetään tiekunnan nettisivuston käyttöoikeuksia ja tilattuja sähköpostitse toimitettavia uutiskirjeitä varten.

Tiedoista kootaan osakasluettelo, yksikkölaskelma, maksuunpanoluettelo ja käyttömaksujen maksajaluettelo sekä voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä osakasta ei ole mahdollista tunnistaa.

Käsiteltävät tiedot

Osakkaista rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yksityistielain 560/2018 mm. § 56 ja § 58:n edellyttämät tiedot, eli osakkaan nimi, tieyksikkömäärä, osuus tieyksiköistä, yksikkömaksun määrä, perusmaksun määrä ja tiemaksu yhteensä. Lisäksi osakkaista kerätään seuraavat tiedot:
– Osakkaan yhteystiedot (lähiosoite, postinumero, ja toimipaikka, puhelin, sähköposti ja muu sähköinen osoite)
– Osakaskiinteistön nimi, kiinteistötunnus, osoite, pinta-ala, tyyppi ja käyttötapa ja määrä, sekä tienkäyttömatka.
– Tieosakkuuden (tieoikeuden) peruste
– Tiemaksutiedot (laskutus ja maksusuoritukset) taloushallintojärjestelmään

Tien käyttöluvan saaneiden osalta reksiteriin kerätään henkilön tai käyttäjän nimi sekä seuraavat tiedot:
– yhteystiedot (lähiosoite, postinumero ja toimipaikka, puhelin, sähköposti ja muu sähköinen osoite), tien käyttömäärä ja -tapa sekä käyttömaksun suuruus.

Tilattavia uutiskirjeitä varten rekisteriin kerätään sähköpostiosoitteita.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin kirjattavat tiedot saadaan osakkaan omalla ilmoituksella osakkaaksi ottamisen yhteydessä. Osakas päivittää tietojansa tiekunnalla ja tiekunta kerää tietoja
ja päivittää niitä osakkailta tiedustelemalla. Tietoja voidaan myös kerätä, tallettaa ja päivittää Fonecta Finder -hakemistosta, Maanmittauslaitokselta ja kunnalta.

Tilattavien uutiskirjeiden sähköpostiosoitteet kerätään tilaajalta.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Rekisterin käyttöoikeus on vain reksiterinpitäjällä tai tiekunnan nimeämällä käyttäjillä, jotka osaltaan vastaavat tietojen säilytyksen suojauksesta.

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana, jonne on pääsy vain nimetyllä rekisterin pitäjällä ja tiekunnan nimeämillä rekisterin käyttäjillä. Tietojenkäsittelyn mahdolliset tulosteet tuhotaan niiden käsittelyn jälkeen (10 v).

Sähköinen rekisteri sijaitsee rekisteritiedon käyttäjällä koneella henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen takana sekä Hostingpalvelun tietojärjestelmässä.

Tietokone säilytetään lukitussa tilassa ja Hostingpalvelun tietojärjestelmiin pääsy on suojattu salasanalla ja Hostingpalvelun tietoturvaratkaisuilla.

Maksuunpanoluettelo ja sen osana yksikkölaskelma pidetään yksityistielain § 61 mukaisesti vain asianosaisten eli tiekunnan osakkaiden ja käyttömaksun maksajien nähtävänä neljäntoista päivän aika ennen sitä tiekunnan kokousta, jossa luettelo tulee vahvistettavaksi, sekä mainitussa kokouksessa. Luettelo voidaan myös lähettää kokouskutsun liitteenä.

Maksuunpanoluettelo osoittaa tieyksikköä vastaavan tiemaksun suuruuden, osakkaan nimen, tieosakkaan tieyksiköt ja osakkaan suoritettavaksi tieyksikköjen perusteella lasketun tiemaksun määrän, mahdollisen perusmaksun määrän, koottavien maksujen yhteismäärän ja niiden suorittamisajan sekä käyttömaksujen perusteet ja tienkäyttöluvan saaneen nimen ja käyttömaksun. Yksikkölaskelma sisältää kunkin osakkaan osalta yksiköiden laskemiseen yksityistielain ja Maanmittauslaitoksen suosituksen edellyttämät seuraavat tiedot; nimi, kiinteistötunnus, tienkäyttömatka, kiinteistölaji tien käytön suhteen, laskennan painoluvun korjauskertoimet, yksiköiden kokonaismäärä. Osakkaalla on oikeus tarkastaa yksikkölaskelman tiedot.

Tiekunnan pöytäkirjasta liitteineen on yksityistielain mukaisesti asianosaisella oikeus saada jäljennös.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman rekisterinpitäjän eli tiekunnan valtuutusta paitsi Verohallinnolle tarpeen mukaan.

Rekisterin tietoja voidaan siirtää tiekunnan nimenomaisesti valitsemalla, tieisännöintiä tarjoavalle palveluntarjoajalle rekisterin käyttötarkoituksen toteuttamiseksi.

Henkilötietojen siirrot EU;n ja ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta tiekunnan, EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin osakas on tiekunnan osakkaana tai tiekunnan tien käyttäjänä. Tämän jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan tiekunnan oikeutetun edun perusteella, toisin sanoen
mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tiedot ja saada jäljennös häntä koskevista tiedoista. Tarkastuspyyntö tulee esittää rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Tiekunta voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja
varmentamaan henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Tiekunta voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:
– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
– saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa ne
– vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
– vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista lakiin perustuvalla perusteella

Tarkastuspyyntöihin vastataan viivytyksettä, viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Jos pyyntöön ei voida perustellusta syystä vastata tässä ajassa, kysyjälle ilmoitetaan, milloin hän saa vastauksen ja perustelut viivytykselle. Kuukauden määräaikaa voidaan jatkaa perustellusti, kuitenkin korkeintaan kahdella kuukaudella.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramainontaan tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen. Rekisterinpitäjän on
ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön tai yhteisön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut
rekisteritieto.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta päivitetään aika ajoin esimerkiksi tiekunnan vastuuhenkilöiden vaihtuessa, tiekunnan palveluja kehitettäessä tai lainsäädännön muuttuessa. Tämä seloste on päivitetty 28.9.2024.